システム開発や新規事業の立ち上げ時などには、プロジェクトチームを発足させて業務を進めることがあります。
プロジェクトを成功させるには、プロジェクトマネジメントが欠かせません。
当記事では、プロジェクトマネジメントの定義や代表的な手法、プロジェクトマネジメントを成功させるポイントなどを解説します。
プロジェクト管理の効率化に役立つ管理ツールも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
プロジェクトマネジメントの定義
プロジェクトとは、特定の目的や新しい事業などを成功に導くために行う業務のことで、納期や期限が明確なことが特徴です。
プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトの目的・ゴールを定め、そこから逆算して具体的な計画を立案し、QCDと呼ばれる「品質（Quality）」「予算（Cost）」「納期（Delivery）」を管理し成果物を完成させることをいいます。
ビジネスをめぐる外部環境の変化が激しい現代においては、従来のような経験や感覚に基づくプロジェクトマネジメントで成果をあげることは難しくなってきています。
複雑・高度化するクライアントの要求を正しく把握し、それを成果物に適切に反映させなければなりません。
プロジェクトを主導するプロジェクトマネージャ（PM）は、プロジェクトマネジメントに必要なスキルを身につけ、プロジェクトを効率的に管理し、プロジェクトの過程で生じるさまざまな問題に適切に対処していく役割を担います。
まさに、プロジェクトの成否はプロジェクトマネージャの力量にかかっているといっても過言ではありません。
プロジェクトマネジメントと混同されやすい言葉
プロジェクトマネジメントと混同されやすい言葉に以下の2つがあります。
- プロダクトマネジメント
- タスクマネジメント
それぞれの詳しい定義を解説します。
プロダクトマネジメント
ビジネスにおけるプロダクトとは、商品や製品、成果物のことを指します。
プロダクトマネジメントとは、プロダクトを中心とした業務プロセスの管理を指し、プロダクトの企画から提供、撤退までのプロセス全体のことをいいます。
プロジェクトマネジメントとの違いは、マネジメントの対象物です。
プロダクトマネジメントが対象とするのは製品や成果物で、製品や成果物が市場に存在する限りマネジメントが継続します。
一方のプロジェクトマネジメントはプロジェクトの円滑な実行を目的とし、目標達成すればプロジェクトは終結します。
タスクマネジメント
タスクとは、メンバー個々に割り当てられ細分化された業務一つひとつのことです。
タスクマネジメントとは、やるべき業務を洗い出し、納期や重要度をもとに優先順位をつけて仕事を実行することをいいます。
プロジェクトにおいては、独立しているタスクと、他タスクと依存関係にあるタスクが存在するため、一つのタスクが遅れるだけで、プロジェクト全体の進捗に影響がでる場合があります。
基本的にタスク管理は業務を割り当てられた個人が進捗を管理しますが、プロジェクトマネジメントは後述するプロジェクトマネージャ（PM）やPMOが、プロジェクト全体の進捗管理をします。
プロジェクトマネジメントの手法
プロジェクトマネジメントにはいくつかの確立された手法が存在します。
代表的な手法は、以下の通りです。
- PMBOK（Project Management Body Of Knowledge）
- WBS（Work Breakdown Structure）
- ガントチャート
- PERT（Program Evaluation and Review Technique）
- CCPM（Critical Chain Project Management）
- P2M（Project & Program Management）
PMBOK（Project Management Body Of Knowledge）
PMBOKとは、アメリカの非営利団体であるPMI（Project Management Institute）が作成したプロジェクトマネジメントの知識体系です。
PMBOKはプロジェクトマネジメントの具体的な進め方や知識を体系的にまとめた参考書で、PMBOKを活用することによって各知識エリアやプロセスにおいて取り組むべきことを明確化できます。
PMBOKとQCDには密接な関係があり、QCDに対してPMBOKを活用して「QCDを実現するためにはどうすればよいか」考えることがポイントとなります。
QCDとPMBOKは相互に補完し合う関係性といえます。
WBS（Work Breakdown Structure）
WBSとはプロジェクトに必要なタスクを洗い出し、タスクを作業レベルまで細分化してマネジメントする手法で、タスクの進捗管理を目的に活用されます。
プロジェクトの全体像が把握しやすくなるため、計画の見落としや重複を防ぐことにも役立ちます。
WBSで明確化されたタスクにプロセスの要素を加えたものが後述するガントチャートです。
ガントチャート（Gantt Chart）
ガントチャートとは、WBSとセットで活用されることが多く、WBSで洗い出した各タスク
一つひとつに役割分担や開始予定日、終了予定日などを書き足してグラフ化して管理する手法です。
グラフの縦軸にタスク名、横軸に日時を設定することでスケジュール管理を視覚的に把握でき、プロジェクトの全体像を理解できます。
PERT（Program Evaluation and Review Technique）
PERTとは、プロジェクトの工程管理の手法です。
工程間の依存関係を整理し、所要時間や人員を見積り、フローチャートで表します。
工程間の関係性が可視化されるため、重要度の高い工程の見極めに役立ちます。
PERT図を共有することによってチーム全員が役割分担を正確に把握できるため、プロジェクトを円滑に進行できます。
CCPM（Critical Chain Project Management）
CCPMとは、プロジェクトの各タスクや工程の所要時間をギリギリに見積り、プロジェクト・バッファという余裕を設けるマネジメント手法です。
プロジェクト・バッファは遅延が発生したタスクへの割り当てや、予期せぬ問題が発生した際に利用できるため、最終的には予定していた期間内に収まるというものです。
CCPMは予算策定業務にも活用できます。
P2M（Project & Program Management）
P2Mとは、プロジェクトマネジメントにプログラムマネジメントを加えた管理手法のことで、複数のプロジェクトを横断的に管理する手法であるPPMに近い考え方です。
プログラムマネジメントとは、複数のプロジェクトを並行して管理することを意味し、プロジェクトマネジメントよりも上位階層の概念です。
大規模なプロジェクトを実行する際に、個々のプロジェクトの依存関係や連携などを調整することによって効率的なプロジェクト管理が実現します。
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プロジェクトマネジメントの主導者
プロジェクトマネジメントを主導するのは、プロジェクトマネージャ（Project Manager：PM）かPMO（Project Management Office）が一般的です。
それぞれについて詳しい内容を解説します。
プロジェクトマネージャ（Project Manager：PM）
プロジェクトマネージャは、プロジェクトの総責任者としてプロジェクトの目的やスケジュール案の策定、プロジェクトチームのメンバー選定、物的資源の確保、リソースの配分、課題の把握や進捗管理など、プロジェクトのすべての工程およびチーム全体に対して責任を負います。
プロジェクトマネージャの役割は、コスト管理やスケジュール管理などの実務的なものだけではありません。
チームのメンバーが最終的なゴールを見失うことがないように、戦略的な視点でプロジェクト全体を俯瞰し、目的を達成するためにコントロールする必要があります。
PMO（Project Management Office）
PMOとは、社内の複数のプロジェクトを横断してサポートする事務局や組織のことです。
PMOはプロジェクトマネージャがプロジェクトを実行するにあたって有益な情報を収集したり、関係する部門と連絡・調整する役割を担ったりと、プロジェクトマネージャをサポートする役割を果たします。
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プロジェクトマネジメントに求められるスキル
プロジェクトマネジメントを円滑に行うためには、幅広いスキルが必要です。
体系的な知識を身につけるには、アメリカのプロジェクトマネジメント協会（PMI）が実施するPMP試験や、情報処理推進機構（IPA）が実施するプロジェクトマネージャー試験などの資格取得が有効です。
ここでは、プロジェクトマネジメントを実行するうえで最低限身につけておきたい必須のスキルとして、以下の5つを紹介します。
- コミュニケーションスキル
- QCDのマネジメントスキル
- 課題解決・分析力
- リーダーシップ
- リスク管理能力
それぞれについて詳しく解説します。
コミュニケーションスキル
プロジェクトの推進にはチームメンバーはもちろん、連携する他部門や顧客、ステークホルダーなどさまざまな立場の人とのコミュニケーションが必要です。
プロジェクトマネージャには、必要な情報を齟齬なく伝達する力や相手の考えを理解する力、交渉力など、高度なコミュニケーションスキルが求められます。
QCDのマネジメントスキル
プロジェクトの最終的な目標は、決められたQCDのなかで最大限の成果を出すことです。
プロジェクトマネージャには、ゴールから逆算して常にQCDのバランスを把握し、コントロールしていくスキルが求められます。
課題解決・分析力
プロジェクト戦略を立てることもプロジェクトマネージャの役割です。
SWOT分析などのフレームワークを活用してプロジェクトを俯瞰的にとらえ、分析する力が求められます。
また、プロジェクトの進行過程では、予期せぬ課題や困難な問題が発生することがあります。
いち早く問題を発見して要因を分析し、適切な解決策を講じる力が必要です。
トラブル時には、リソースの再配分やスケジュール変更などの選択が迫られる場合もあるため、いかなる場合も合理的な判断ができるよう、常に指標を持っておくことが肝要です。
また、プロジェクトが計画通りに進行しているときでも、「さらに効率的に推進するにはどうしたらよいか」という視点で分析することが求められます。
リーダーシップ
プロジェクトマネジメントを主導するプロジェクトマネージャには、リーダーシップが求められます。
リーダーシップとは、プロジェクトのゴールを示し、目的の達成に向けてメンバーを導き、チーム全体のモチベーションを高めていくことです。
プロジェクトマネージャは、メンバーの経験やスキルを理解したうえで適切な人材配置を実現し、必要に応じて人材を育成する役割も担います。
リスク管理能力
プロジェクトにおけるリスク管理とは、プロジェクト発足時から完了までに起こりうる不確実性を予測し、防止のための対策を講じ、監視し、ケアすることです。
リスクはプロジェクトの進行とともに変化するため、プロジェクトのすべての工程においてリスク管理が必要です。
継続的な実施によって不確実性を最小限に抑えることが求められます。
リスク管理に関する情報はチーム全体で共有し、メンバーそれぞれがリスクの存在を意識しながら行動することが理想です。
日頃からリスク管理を徹底していれば、万が一トラブルが発生した際にも速やかな対応が可能になるでしょう。
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プロジェクトマネジメント成功のポイント
プロジェクトマネージャの役割は幅広く、すべてを完璧に管理するためには大変な労力が要ります。
プロジェクトマネジメントの効果を高めるためのポイントは、以下の7つです。
- ゴールを共有する
- コミュニケーションを怠らない
- リソースを確保する
- ステークホルダーから理解を得る
- リーダーシップを発揮する
- 品質管理を徹底する
- プロジェクト管理ツールを利用する
それぞれについて詳しく解説します。
ロジェクトマネジメント成功のポイント1:
ゴールを共有する
プロジェクトの失敗の要因として多いのが、プロジェクトのゴール＝成果物がチーム内のメンバー全員で共有されていないことがあげられます。
プロジェクトマネジメントの知識体系であるPMBOKにも、プロジェクトの作業範囲や成果物を定めるスコープマネジメントの必要性が書かれています。
スコープマネジメントは、「何をやるべきか」を明確化するプロジェクトスコープと、「最終的な成果物」を明確にする成果物スコープにわけて考えることがポイントです。
スコープマネジメントが曖昧で、チーム内のメンバー全員がゴールを理解していないと、目的を達成できない可能性が高まります。
メンバー一人ひとりが異なるゴールに向かって業務を遂行してしまい、プロジェクトのフェーズが進んでから「必要な機能が足りない」「予算が足りず、作業に着手できない」といったトラブルが発生しやすくなるためです。
プロジェクトマネージャは、認識の齟齬が生まれないようにプロジェクトのゴールをわかりやすくチームのメンバーに伝達する必要があります。
プロジェクトマネジメント成功のポイント2:
コミュニケーションを怠らない
プロジェクトの推進はチーム内のメンバーや顧客、ステークホルダーなどとのコミュニケーションで成り立っています。
コミュニケーションで大切なのは、自分の考えを発信することだけではありません。
目標の達成に向けて、チーム内のメンバー全員の意見に耳を傾けたり、メンバーのモチベーションアップにつながる働きかけをしたりすることも大切です。
プロジェクトマネジメント成功のポイント3:
リソースを確保する
ヒト、モノ、カネのリソースを確保することもプロジェクトマネジメントを成功させるための大切な要素です。
リソースの確保にあたっては、経営陣やステークホルダーとコミュニケーションをとり、理解を得ながら推進する必要があります。
常にアンテナを高く張り、リソースの状況を継続的に監視し、リソース不足に陥らないよう慎重な行動が求められます。
プロジェクトマネジメント成功のポイント4:
ステークホルダーの要求に応える
プロジェクトを成功へ導くためには、ステークホルダーの理解と協力の獲得が不可欠です。そのため、プロジェクトのすべての工程において経営陣をはじめとするステークホルダーの要求をリアルタイムで把握し、それに応える姿勢を持つことが重要です。
定期的にミーティングの機会を設けて進捗状況を共有するとともに、ステークホルダーの要求やフィードバックを積極的に収集するようにします。
そうすることでスムーズな協力体制を構築でき、プロジェクトの成果を最大化できます。
プロジェクトマネジメント成功のポイント5:
リーダーシップを発揮する
プロジェクトマネージャは、チーム全体を統括するリーダーとしての役割を担っています。
チームのリーダーとして、常に前向きにプロジェクトに取り組み、メンバー全員の能力を最大限に引き出せる環境をつくることが大切です。
プロジェクトマネジメント成功のポイント6:
品質管理を徹底する
プロジェクトマネジメントにおける品質管理とは、成果物の品質やプロジェクトの工程を管理することです。
品質管理には、「品質方針の決定」「品質計画の立案」「品質保証」「品質観察・記録」の4つの要素が存在します。
「品質計画の立案」のフェーズでは品質マネジメント計画書を作成し、品質管理に関する手順やアプローチ方法を定義するのが一般的です。
4つの要素を漏れなく丁寧に行うことで、継続的な改善が期待できます。
品質管理によってクライアントの満足度向上やコスト削減、リスクの軽減などの効果が期待できるでしょう。
プロジェクトマネジメント成功のポイント7:
プロジェクト管理ツールを利用する
一つのプロジェクトを遂行するには多くの工程があり、限られたリソースのなかですべての工程を確実に遂行し、プロジェクトを成功へ導くのは想像以上に大変なことです。
そこでおすすめしたいのが、プロジェクト管理ツールの導入です。
プロジェクト管理ツールを導入すれば、メンバー一人ひとりのタスクの進捗状況やプロジェクト全体の進捗を簡単に把握できるため、効果的なプロジェクトマネジメントが実現します。
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Jootoは使いやすさを追求したカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
まずはタスクを洗い出し、工程順にリストアップすることで業務を可視化し優先順位を明確化します。
ガントチャートを自動的に作成できる機能を搭載しており、手作業でガントチャートを作成したり更新したりする手間を省けます。
一般的に、プロジェクトの規模が大きくなればなるほど工程数が増え関わる人数も多くなるため、より効率的なプロジェクトマネジメントが求められます。
Jootoを活用することで、プロジェクトの進捗管理やメンバー間の情報共有が円滑になり、効率的なプロジェクトマネジメントが実現できます。
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